A Kartado desenvolveu um kit de planilha de gestão e controle de obras para obras de infraestrutura rodoviária.
Nosso kit inclui planilhas de orçamento, permitindo um controle financeiro. Enquanto isso, a planilha de cronograma de obras ajuda a estabelecer e monitorar prazos, garantindo o cumprimento de etapas.
Além disso, as planilhas de Relatório Diário de Obras (RDO) permitem documentar detalhes diários do progresso da obra, facilitando a comunicação e o registro de informações importantes. Nosso kit proporciona uma gestão organizada, contribuindo para o sucesso e a qualidade das obras rodoviárias.
Com essas ferramentas, os gestores podem tomar decisões embasadas em dados concretos e acompanhar de perto cada fase do projeto, otimizando recursos e garantindo a entrega dentro do prazo e do orçamento estabelecidos.
Download planilha de gestão e controle de obras
Baixe nossa planilha de gestão e controle de obras abaixo e otimize a gestão de obras:
App para gestão e controle de obras da Kartado
Precisando de app para administração de obras? O sistema de gestão de obras da Kartado pode te ajudar.
A Kartado se destaca no mercado com aplicativo de gestão e controle de obras, projetado para atender às necessidades de eficiência e organização do setor da infraestrutura.
Com funcionalidades diversas, inclui gestão de ativos e recursos, permitindo um controle minucioso sobre cada elemento do projeto. O app oferece também um mapa de calor para visualização instantânea do progresso, além do Relatório Diário de Obra (RDO), essencial para a documentação detalhada do andamento dos trabalhos.
A gestão de equipes é outro ponto forte, facilitando a coordenação e comunicação entre os envolvidos. Além disso, a plataforma ajuda na prevenção e gerenciamento de atrasos nas obras, garantindo a entrega dos projetos dentro do prazo.
Com a Kartado, gerenciar obras torna-se uma tarefa mais simples, com todos os dados centralizados para otimizar produtividade.
Outras funcionalidades que podemos citar:
Entre em contato e saiba como podemos te ajudar com gestão e controle de obras.
Vídeo: Kartado para auxiliar no planejamento e gestão de obras
A Kartado conta com um app que auxilia no planejamento e na gestão de obras, principalmente em projetos de infraestrutura rodoviária. Com funcionalidades específicas, a Kartado oferece recursos como a criação de cronogramas detalhados, alocação de recursos, acompanhamento em tempo real do progresso da obra e gestão de custos.
Um software apresenta mais vantagens que o uso de planilhas, porque é possível passar os dados para planilhas ou manter tudo centralizado com históricos em sistemas.
Além disso, nossa interface intuitiva permite uma comunicação entre o campo e a sala técnica , facilitando a troca de informações e o monitoramento do trabalho em andamento.
VÍDEO: Aprenda a criar um cronograma de obras usando Power BI e Excel com a Kartado:
O vídeo foi gravado em parceria com o especialista João Eccel, engenheiro especializado em Power BI.
Como fazer uma planilha de gestão e controle de obras?
Confira, abaixo, nosso guia completo de como fazer planilha de gestão e controle de obras:
1. Estabeleça objetivos para a planilha
Antes de começar a criar a planilha de gestão, cronograma e controle de obras para o setor de infraestrutura rodoviária, será preciso definir os objetivos que se deseja alcançar com ela. Isso envolve identificar quais informações serão acompanhadas, os principais indicadores a serem monitorados e os processos que serão gerenciados por meio da planilha.
Por exemplo, os objetivos podem incluir o acompanhamento do progresso da obra, a gestão de recursos, o controle financeiro, entre outros. Estabelecer esses objetivos ajudará a orientar o desenvolvimento da planilha e garantir que ela atenda às necessidades do projeto de infraestrutura rodoviária.
2. Organize as informações de forma estruturada
Uma vez definidos os objetivos da planilha, organize as informações de forma estruturada e intuitiva. Logo, inclui a criação de diferentes seções ou abas para cada aspecto da gestão da obra, como cronograma, orçamento, mão de obra, materiais, entre outros.
Cada seção deve ser identificada e apresentar os dados de maneira coerente e fácil de entender. Uma organização adequada das informações facilitará a visualização e o acompanhamento do progresso da obra, além de contribuir para tomada de decisões.
3. Utilize fórmulas e funções para automatizar cálculos
Para tornar a planilha mais produtiva e reduzir a possibilidade de erros, é recomendável utilizar fórmulas e funções para automatizar cálculos.
Dessa forma, inclui o uso de funções matemáticas, como soma, média e multiplicação, para calcular valores totais, médias de custo, estimativas de tempo, entre outros.
Além disso, é possível utilizar fórmulas condicionais para aplicar diferentes cálculos com base em determinadas condições, como datas de início e término de atividades. A automatização de cálculos economiza tempo e minimiza o risco de erros manuais.
4. Inclua campos para registro de dados
Para garantir que a planilha atenda às necessidades do projeto de infraestrutura rodoviária, inclua campos para registro de dados em cada seção da planilha.
Dessa forma, está incluindo informações como datas de início e término de atividades, quantidade e custo de materiais utilizados, horas trabalhadas pela equipe, entre outros.
Ao registrar esses dados de forma sistemática, é possível acompanhar o progresso da obra, identificar possíveis desvios em relação ao planejado e tomar medidas corretivas quando necessário. Os campos de registro de dados devem ser intuitivos e de fácil preenchimento.
5. Mantenha a planilha atualizada regularmente
Um aspecto muito importante na gestão e controle de obras, principalmente no setor de infraestrutura rodoviária, é manter a planilha sempre atualizada.
Dessa forma, significa inserir dados recentes sobre o progresso da obra, como datas de início e término de atividades, quantidades de materiais utilizados, horas trabalhadas pela equipe, entre outros.
Ao manter a planilha atualizada regularmente, os gestores e encarregados de obras terão uma visão precisa e atualizada do status do projeto, identificando possíveis desvios em relação ao planejado e tomando medidas corretivas de forma oportuna.
6. Utilize formatação condicional
A formatação condicional é uma ferramenta utilizada para destacar informações importantes na planilha de gestão e controle de obras.
Por exemplo, é possível configurar a formatação condicional para que determinados valores sejam destacados em cores diferentes, dependendo de sua importância ou de determinadas condições.
Dessa forma, está incluindo a identificação de atividades, valores acima do orçamento previsto, datas de vencimento próximas, entre outros.
Tudo isso torna mais fácil visualizar e identificar rapidamente as informações mais relevantes na planilha, facilitando a tomada de decisões e o gerenciamento de obras.
7. Garanta a precisão dos dados inseridos
A precisão dos dados inseridos na planilha assegura a confiabilidade das informações da gestão e controle de obras no setor de infraestrutura rodoviária.
Portanto, comece se certificando que todos os dados inseridos na planilha sejam precisos e estejam livres de erros.
Faça isso por meio da verificação cuidadosa dos dados antes de sua inserção, da utilização de validação de dados para evitar entradas incorretas e da revisão regular dos dados inseridos para identificar e corrigir possíveis erros ou discrepâncias.
8. Faça backup regular da planilha
Por fim, uma prática importante na gestão e controle de obras é fazer backup regular da planilha para evitar a perda de dados em caso de falhas técnicas ou acidentes. Ou, quem sabe, a deixar online em nuvem (tomando cuidado com segurança, claro).
Faça isso por meio da criação de cópias de segurança da planilha em dispositivos de armazenamento externos, como discos rígidos externos ou serviços de armazenamento em nuvem.
Ao fazer backup regular da planilha, os gestores e encarregados de obras terão a tranquilidade de que seus dados estão protegidos e acessíveis em caso de necessidade.
9. Personalize a planilha
Cada obra de infraestrutura rodoviária é diferente da outra, com características e requisitos específicos. Portanto, uma das principais dicas para fazer uma planilha de gestão e controle de obras é personalizá-la de acordo com as necessidades do projeto em questão.
Dessa forma, significa adaptar a estrutura da planilha, os campos de dados e as fórmulas utilizadas para refletir os aspectos relevantes da obra, como os tipos de atividades a serem realizadas, os recursos necessários, os prazos estabelecidos, entre outros.
Ao personalizar a planilha de acordo com as necessidades do projeto, os gestores e encarregados de obras garantem que ela seja uma ferramenta para monitorar e controlar todos os aspectos da obra de forma precisa.
10. Adicione abas ou guias para diferentes áreas
Uma maneira de organizar uma planilha de gestão e controle de obras é dividindo-a em abas ou guias para diferentes áreas da gestão de obras. Por exemplo, pode-se ter uma aba para o orçamento e custos, outra para o cronograma e prazos, uma terceira para o registro de materiais e recursos, e assim por diante.
Ao dividir a planilha em abas ou guias, torna-se mais fácil navegar e encontrar as informações para cada aspecto da gestão da obra. Dessa forma, ajuda a manter a planilha organizada e facilita o acesso rápido às informações para tomada de decisões e acompanhamento do progresso do projeto.
11. Utilize filtros e classificações
Para facilitar a análise e interpretação dos dados na planilha de gestão e controle de obras, é interessante utilizar recursos de filtros e classificações.
Dessa forma, permite que os usuários filtrem e classifiquem os dados com base em critérios específicos, como datas, tipos de atividades, responsáveis, entre outros.
Assim sendo, é possível visualizar os dados de maneira mais organizada e focada nos aspectos relevantes para a gestão da obra. Os filtros e classificações ajudam a identificar tendências, padrões e anomalias nos dados, fornecendo informações para o processo de tomada de decisões e otimização do desempenho da obra.
12. Inclua campos para monitoramento de prazos e cronogramas
O monitoramento de prazos e cronogramas assegura que a obra de infraestrutura rodoviária seja concluída dentro do prazo estabelecido. Portanto, deve-se incluir na planilha campos específicos para registrar e acompanhar os prazos das atividades, marcos importantes e entregas do projeto.
Estamos falando, portanto, de incluir campos para datas de início e término de atividades, datas de vencimento de etapas do projeto, percentual de conclusão das atividades, entre outros.
Ao monitorar de perto os prazos e cronogramas na planilha, os gestores e encarregados de obras podem identificar possíveis atrasos ou desvios em relação ao planejado e tomar medidas corretivas de forma proativa para garantir o cumprimento dos prazos estabelecidos.
13. Verifique a compatibilidade da planilha
Garanta que a planilha de gestão e controle de obras seja compatível com diferentes softwares e dispositivos utilizados pelos usuários.
Para isso, verifique se a planilha pode ser aberta e utilizada em programas de planilhas eletrônicas comuns, como Microsoft Excel, Google Sheets, entre outros.
Além disso, será preciso assegurar que a planilha seja acessível em diferentes dispositivos, como computadores, tablets e smartphones, para permitir o acesso fácil e conveniente às informações da obra em qualquer lugar e a qualquer momento.
14. Forneça treinamento para os usuários da planilha
Para que a planilha de gestão e controle de obras seja utilizada de forma ainda mais produtiva, deve-se fornecer treinamento adequado para os usuários.
Logo, está incluindo sessões de treinamento presenciais ou online, tutoriais em vídeo, manuais de instruções, entre outros recursos de aprendizado.
O treinamento deve abordar não apenas como usar a planilha, mas também como inserir e atualizar dados de forma correta e consistente, interpretar os resultados e relatórios gerados pela planilha, e resolver problemas ou dúvidas comuns que possam surgir durante o uso.
15. Realize revisões periódicas
Realize revisões periódicas na planilha de gestão e controle de obras para identificar e corrigir eventuais erros ou fazer melhorias necessárias.
Dessa forma, inclui verificar a precisão dos dados inseridos, garantir que as fórmulas e funções estejam funcionando corretamente, revisar os relatórios gerados pela planilha em busca de inconsistências ou tendências preocupantes, entre outras atividades de revisão e análise.
Além disso, esteja aberto ao feedback dos usuários da planilha e considere suas sugestões para fazer ajustes e melhorias que possam tornar a planilha mais fácil de usar.
E, claro, a realização de revisões periódicas ajudam a assegurar que a planilha continue sendo uma ferramenta para o controle e gestão de obras no setor de infraestrutura rodoviária.
Benefícios da planilha de controle e gestão de obras
Confira, abaixo, as principais vantagens de contar com uma planilha de controle e gestão de obras.
Controle de custos
O controle de custos é um aspecto importante de qualquer projeto de construção, e uma planilha de controle e gestão de obras é uma ferramenta indispensável nesse sentido.
Essas planilhas permitem que os encarregados de obras e gestores monitorem de perto todos os custos associados à obra, desde materiais e mão de obra até despesas gerais e administrativas.
Com uma visão dos gastos do projeto, os gestores identificam áreas de potencial economia, evitar desperdícios e garantir que o projeto permaneça dentro do orçamento estabelecido.
Monitoramento de prazos
O monitoramento de prazos assegura que um projeto de construção seja concluído no prazo estabelecido.
Dessa forma, permite que tomem medidas corretivas rapidamente, como realocação de recursos ou ajustes no plano de trabalho, a fim de assegurar que o projeto seja entregue dentro do prazo acordado.
Gestão de recursos
Uma planilha de controle e gestão de obras facilita a gestão de todos os recursos envolvidos no projeto, incluindo materiais, equipamentos, mão de obra e ativos.
Os profissionais utilizam a planilha para acompanhar o uso de recursos, identificar possíveis gargalos e garantir que todos os recursos necessários estejam disponíveis quando necessário. Assim sendo, ajuda a evitar atrasos no cronograma devido à falta de recursos e otimiza o uso eficiente dos recursos disponíveis.
Identificação de problemas
Uma das maiores vantagens de contar com uma planilha de controle e gestão de obras é a capacidade de identificar problemas precocemente.
Dessa forma, inclui atrasos, custos adicionais, problemas de qualidade e outros obstáculos que possam surgir durante a execução da obra. Ao identificar esses problemas precocemente, os gerentes de projeto podem tomar medidas corretivas imediatas para minimizar seu impacto no projeto como um todo.
Otimização de processos
Uma das principais vantagens de contar com uma planilha de controle e gestão de obras é a capacidade de otimizar os processos envolvidos no projeto.
Essas planilhas permitem aos gerentes de projeto identificar áreas de ineficiência e implementar melhorias para tornar o fluxo de trabalho mais eficiente e produtivo.
Planejamento
O planejamento é muito importante para o sucesso de qualquer projeto de infraestrutura, e uma planilha de controle e gestão de obras é muito importante nesse sentido.
Elas possibilitam desenvolver cronogramas detalhados, alocando recursos de maneira eficiente e identificando potenciais obstáculos antes mesmo de começar a obra.
Com uma visão clara das atividades planejadas e dos prazos associados, os gestores asseguram que o projeto seja executado de forma organizada e sem contratempos.
Melhoria na comunicação
Uma comunicação é muito importante entre as equipes. E, claro, uma planilha de controle e gestão de obras facilitará demais esse processo. Essas planilhas permitem que todas as partes interessadas no projeto acessem informações atualizadas em tempo real, garantindo uma comunicação transparente.
Além disso, as planilhas são usadas para documentar todas as comunicações relacionadas ao projeto, garantindo que nada seja esquecido ou perdido ao longo do caminho.
Tomada de decisões embasadas
Uma das maiores vantagens de contar com uma planilha de controle e gestão de obras é a capacidade de tomar decisões embasadas em dados concretos.
Assim sendo, ajuda a minimizar os riscos e maximizar as chances de sucesso do projeto, garantindo que todas as decisões sejam baseadas em fatos e análises.
Redução de desperdícios
Uma planilha de controle e gestão de obras atua diretamente na redução de desperdícios. Afinal, permitem uma análise detalhada dos materiais e recursos utilizados em cada etapa do projeto, identificando áreas onde ocorrem desperdícios e excessos.
Com base nessas informações, será possível implementar medidas para reduzir o desperdício de materiais, otimizar o uso de recursos e minimizar os custos associados à eliminação de resíduos.
Aumento da produtividade
Contar com uma planilha de controle e gestão de obras levará a um aumento na produtividade da equipe, pois possibilitam otimizar o fluxo de trabalho e identificar áreas onde a produtividade pode ser melhorada. Até porque, todos os dados já ficam centralizados!
Cumprimento de normas e regulamentos
Em um setor altamente regulamentado como o de infraestrutura rodoviária, o cumprimento de normas e regulamentos servirá para manter o projeto dentro das normas contratuais.
Dessa forma, uma planilha de controle e gestão de obras auxiliará para que todas as atividades estejam em conformidade com os requisitos legais e regulamentares aplicáveis.
Logo, inclui desde questões de segurança no local de trabalho até conformidade com padrões de construção e regulamentos ambientais. Ao manter um registro de todas as atividades e procedimentos, as planilhas ajudam a documentar o cumprimento das normas e regulamentos, reduzindo o risco de penalidades e atrasos decorrentes de não conformidades.
Avaliação de desempenho
Uma planilha de controle e gestão de obras permite uma avaliação de indicadores de desempenho do projeto em relação aos objetivos estabelecidos. Dessa forma, terá acesso a métricas e indicadores de desempenho que permitem aos gerentes de projeto acompanhar o progresso do projeto, identificar áreas de sucesso e identificar possíveis áreas de melhoria.
Com base nessas informações, será possível ajustar suas estratégias e tomar medidas corretivas conforme necessário para garantir que o projeto atinja seus objetivos dentro do prazo e do orçamento estabelecidos.
Gerenciamento de riscos
O gerenciamento de riscos é um aspecto em qualquer projeto de infraestrutura, e uma planilha de controle e gestão de obras desempenha poderá auxiliar nesse processo.
Afinal, essas ferramentas permitem que os gerentes de projeto identifiquem, avaliem e mitiguem os riscos potenciais associados ao projeto, desde questões relacionadas à segurança no local de trabalho até problemas de fornecimento de materiais ou condições climáticas.
Acompanhamento de progresso
É possível utilizar a planilha para monitorar o status de cada tarefa, identificar quaisquer atrasos ou desvios em relação ao plano inicial e tomar medidas corretivas conforme necessário.
Transparência nos processos
A transparência nos processos tornou-se um dos pontos mais importantes para as agências reguladoras.
Assim sendo, uma planilha de controle e gestão de obras fornece uma plataforma centralizada onde todas as informações relacionadas ao projeto podem ser registradas e acessadas por todos os envolvidos.
E então, mais alguma dúvida sobre como fazer planilha de gestão e controle de obras?
